Dirika laskujen tulostus PDF-dokumenttina

Dirikalla -ohjelmalla luotu lasku, tarjous tai mikä tahansa raportti voidaan lähettää myös sähköpostin kautta vastaanottajalle.

Tällöin yleisimmin käytetty tiedostoformaatti on PDF-formaatti,  joka on  turvallinen ja viruksista vapaa asiakirjamuoto. Sähköpostin saaja voi turvallisin mielin avata sähköpostiinsa liitetiedostona saamiaan PDF -asiakirjoja. 
Vastaanottaja voi myös tulostaa asiakirjan omalle kirjoittimelleen, ja saa sen paperille täsmälleen saman näköisenä mm. marginaali-, kirjasin-. ym. asetuksiltaan, kuin se lähettäjän koneelta lähti.

PDF-DOKUMENTTIEN LUKEMINEN

Jotta vastaanottaja voi lukea PDF-dokumentteja, pitää tietokoneessa olla Adobe Acrobat Reader ohjelma asennettuna.

Uusimmissa selainohjelmissa (Internet Explorer, Netscape Navigator jne) PDF-dokumenttien lukumahdollisuus tulee jo vakiona mukana.

PDF-dokumenttien lukemiseen käytettävä Acrobat Reader ohjelma on saatavana ilmaiseksi.  Mikäli koneessa ei ole ennestään Acrobat Reader lukuohjelmaa, sen voi käydä hakemassa ilmaiseksi Adoben kotisivulta, klikkaamalla oheista kuvaketta:

Sen sijaan PDF-dokumenttien luomiseen tarkoitettu kaupallinen Acrobat ohjelma on maksullinen.

Toinen vaihtoehto PDF-dokumenttien lukemiseen on Foxit Reader -ohjelma.  Foxit Reader on ohjelmana kevyt ja nopea, myös käytettynä vanhemmissa Pentium -koneissa.Ohjelman lisäetuna on että kirjoitettaessa tietoja täytettäville PDF-lomakkeelle (esim. Verottajan veroilmoituslomakkeet ym.) voidaan FoxitReaderilla tallettaa nämä täytetyt tiedot PDF-dokumenttiin, joka talletus ei ole mahdollista Acrobat Readerilla

Ei aivan uusinta versiota olevan, mutta ilmaisen Foxit 2.0 Reader ohjelman voi ladata myös täältä.

OHJELMA PDF-DOKUMENTTIEN LUOMISEEN

PDF-dokumenttien luomiseen tarvitaan oma ohjelmistonsa. Alkuperäinen Acrobat -ohjelmisto on maksullinen, kaupallinen ohjelmisto, ja siitä löytyy lisätietoja Adoben kotisivulta osoitteesta:
http://www.adobe.com/products/main.html

Kaupallisen PDF-luontiohjelman lisäksi internetistä löytyy useita täysin ilmaisia luontiohjelmia. Tässä linkkejä muutamiin GPL-lisenssin alaisiin, ilmaisiin ohjelmiin:

PDFCreator ohjelman uusittu 0.97 versio on aikaisemman monipuolisuutensa ohella nyt myös erittäin nopea ja ohjelmasta on saatavana myös suomenkielinen versio. PDF-dokumentin tekovaiheessa PDFCreator antaa  valita lähetetäänkö dokumentti suoraan Outlook sähköpostin liitetiedostona eteenpäin vai talletetaanko tiedosto omalle kiintolevylle.

PDFCreator -ohjelman ZIP-tiedoston voit ladata ja asentaa koneellesi tästä. Asennuspaketissa on mukana myös ohjelman sisäisesti tarvitsema GhostScript-konversiomoduli.

PDFCreator version 0.97 asennuspaketissa ei toistaiseksi ole mukana suomenkielistä kielivaihtoehtoa. Jos siis haluat että ohjelman valikot ovat suomenkieliset, kopioi oheinen FINNISH.INI kielipakettitiedosto  Windowsin Ohjelmatiedostot -hakemistossa olevaan PDFCreatorin kielihakemistoon. Yleensä siis hakemistoon:

  C:\Ohjelmatiedostot\PDFCreator\Languages.   

Tämän jälkeen klikkaa PDFCreator ohjelma käyntiin, ja valitse sieltä kieleksi "Suomi". Kun seuraavan kerran tulostat PDFCreator-tulostimelle ovat ohjetekstit ja valikot suomenkielisiä

CutePDF Writer on kaupallisen CutePDF ohjelman ilmaisversio. CutePDF Writer tekee PDF-tiedoston kiintolevylle, mutta ei kuitenkaan toimita sitä automaattisesti suoraan sähköpostin lähetyskansioon.

Täältä voi asentaa CutePDF Writer -ohjelman.

HUOM vaihda tulostuksen paperikoko A4:ksi

PDF-luontiohjelman asennusohjelma asentaa kyseiselle PDF-kirjoittimelle oletusarvona amerikkalaisen Legal-paperikoon, joka aiheuttaa luotavien PDF-dokumenttien  kutistumisen korkeussuunnassa.  Käy vaihtamassa Windowsin kirjoitinvalikossa oletuspaperikooksi A4-koko.

PDF-LASKUN TEKO DIRIKA OHJELMASTA

Kun jokin edellisessä kohdassa mainittu PDF-luontiohjelma on asennettu Windowsiin, on sen asennusohjelma lisännyt Windowsin kirjoitinvalikkoon uuden kirjoittimen nimeltään PDFCreator tai  CutePDF-printer.

Dirika-ohjelmasta valitaan tulostettavaksi Lasku, ja tulostusvaiheessa kirjoittimeksi valitaan esim. PDFCreator.  Tulostuksen edetessä PDFCreator ohjelma kysyy, lähetetäänkö dokumentti suoraan sähköpostin liitteenä vai talletetaanko se tiedostona kiintolevylle. Jos valitaan lähetys sähköpostitse, PDFCreator ohjelma avaa Outlook -sähköpostiohjelman, jonka liitetiedostoksi kyseinen PDF-dokumentti jo valmiiksi asetettuna.

Levylle tallennettaessa dokumentti voidaan tallettaa PDFCreatorin  ehdottamaan Windowsin OmatTiedostot -kansioon, vaikkapa nimelle Lasku40020.PDF.

Tätä tehtyä laskun sisältävää PDF-dokumenttia voidaan haluttaessa omalla koneella. Käynnistetään Acrobat Reader ohjelma, jonne kyseinen Lasku40020.PDF -dokumentti avataan.

Kun on todettu että lasku on oikein ja kelvollinen lähetettäväksi, niin vastaanottajalle lähetetään normaali sähköposti, ja kyseinen Lasku40020.PDF dokumentti liitetään sähköpostiin liitetiedostona. 

Katso oman sähköpostiohjelmasi ohjeista miten liitetiedosto liitetään sähköpostiin.

Yllä kerrotulla tavalla voidaan Laskujen lisäksi tulostaa mikä tahansa muukin Dirika-raportti tai muu tuloste tulostaa PDF-dokumentiksi, ja lähettää se sähköpostin ohessa vastaanottajalle.

PDF:N VASTAANOTTAJAN OPASTAMINEN

Mikäli laskun sisältävän sähköpostin vastaanottaja on tottumaton käsittelemään liitetiedostoja, eikä tunne PDF-dokumenttien käyttöä lainkaan, voi omassa sähköpostitekstissään mainita että tarjous on PDF-dokumentti, ja tarvitsee Acrobat Reader ohjelman.

Sähköpostiin ohjeteksti esim. näin:

“Liitteenä oleva laskumme on PDF-dokumenttimuodossa. Jos käytössänne ei ole ennestään PDF-dokumenttien lukuun Acrobat Readeria, voitte asentaa sen koneellenne ilmaiseksi täältä: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html